6. Hướng dẫn khôi phục đoàn tịch

HƯỚNG DẪN

Giải quyết việc khôi phục đoàn tịch cho đoàn viên

(Trích Hướng dẫn số 02 - HD/TV của Ban Thường vụ Thành đoàn TP.HCM)

Giải quyết việc khôi phục đoàn tịch cho các trường hợp thất lạc hồ sơ đoàn viên:Các cơ sở Đoàn (theo phân cấp quản lý hồ sơ đoàn viên) tiến hành rà soát hồ sơ đoàn viên, lập danh sách và phân loại hồ sơ không đầy đủ.

1.Trường hợp mất thẻ đoàn viên: tiến hành cấp lại thẻ theo các bước quy định tại phần II của Hướng dẫn này.
2.Trường hợp mất Nghị quyết kết nạp đoàn (tuy nhiên vẫn còn sổ Đoàn viên): tiến hành cấp lại theo các bước như sau:
- Ban Chấp hành Chi đoàn lập danh sách những đoàn viên mất Nghị quyết kết nạp đoàn nhưng còn sổ đoàn viên báo cáo và đề nghị Ban Chấp hành Đoàn cơ sở trực tiếp cấp lại Nghị quyết kết nạp đoàn viên.
- Căn cứ thông tin trong sổ đoàn viên, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở tiến hành cấp lại Nghị quyết cho đoàn viên.Cần ghi lại đầy đủ thông tin theo Nghị quyết cũ, tuy nhiên ở phần ký tên của Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ra Nghị quyết, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở cấp lại Nghị quyết ghi chú dòng chữ "Nghị quyết được cấp lại ngày....tháng ....năm và ký tên, đóng dấu ở góc trái của Nghị quyết mới.
3. Trường hợp mất sổ đoàn viên, Nghị quyết kết nạp đoàn hoặc toàn bộ hồ sơ đoàn viên (sổ đoàn viên, Nghị quyết kết nạp đoàn, thẻ đoàn viên): tiến hành cấp lại theo các bước như sau:
3.1 Hướng dẫn đoàn viên làm bản tường trình về quá trình từ khi kết nạp đoàn và tham gia hoạt động Đoàn đến khi bị thất lạc hồ sơ, nêu nguyên nhân bị thất lạc hồ sơ, phải có xác nhận của cơ sở đoàn mà đoàn viên sinh hoạt trước khi chuyển đến đơn vị hiện tại. Đối với những đoàn viên đang tham gia sinh hoạt Đoàn ở các đơn vị khu vực ngoài quốc doanh thì vẫn làm bản tường trình nhưng không cần phải có xác nhận của cơ sở đoàn mà đoàn viên sinh hoạt trước khi chuyển đến đơn vị hiện tại. Trường hợp, tổ chức cơ sở Đoàn làm mất hồ sơ đoàn viên của những đoàn viên đang tham gia sinh hoạt Đoàn tại đơn vị, thì phải báo cáo với Đoàn cấp trên trực tiếp, tiến hành cấp lại đầy đủ hồ sơ cho đoàn viên và phải thực kiểm điểm các cá nhân có liên quan trước tập thể Chi đoàn.
3.2 Căn cứ vào xác nhận trong bản tường trình và hồ sơ còn lại, tiến hành xử lý:
- Làm lại toàn bộ hồ sơ hoặc bổ túc hồ sơ thiếu đối với đoàn viên không vi phạm kỷ luật, không bỏ sinh hoạt Đoàn theo quy định của Điều lệ, không bị xóa tên khỏi danh sách đoàn viên. Hồ sơ mới được làm lại dựa trên thông tin trước đó của người đoàn viên về ngày kết nạp đoàn, nơi kết nạp đoàn, và toàn bộ quá trình tham gia sinh hoạt đoàn, thành tích của đoàn viên từ khi kết nạp đến thời điểm hiện tại vào sổ đoàn viên mới. Đồng thời Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ra quyết định khôi phục hồ sơ đoàn viên (theo mẫu)và xác nhận trong hồ sơ mới của đoàn viên, quy trình cụ thể:
+ Bổ sung đầy đủ thông tin của đoàn viên trong sổ đoàn viên.
+ Đối với Nghị quyết kết nạp đoàn viên: điền đầy đủ thông tin về ngày kết nạp, đơn vị kết nạp.... Ở phía góc trái của mẫu Nghị quyết, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ký xác nhận khôi phục hồ sơ đoàn viên với nội dung sau: khôi phục hồ sơ đoàn viên ............... theo quyết định số...... ngày ..... tháng ... năm ...... của Ban Chấp hành Đoàn .............về việc khôi phục hồ sơ đoàn viên
+ Ghi nhận lại toàn bộ quá trình phấn đấu, thành tích của đoàn viên vào phần nhận xét, đánh giá của sổ đoàn viên.
+ Tiếp tục quản lý đoàn viên theo số quyết định khôi phục đoàn viên, , đính kèm quyết định khôi phục vào sổ đoàn viên mới cho đoàn viên
- Tạo điều kiện cho đoàn viên phấn đấu kết nạp lại nếu gián đoạn sinh hoạt Đoàn quá lâu (từ 1 năm trở lên) hoặc không có xác nhận của Đoàn cơ sở trước khi chuyển đến Đoàn cơ sở mới.
Các trường hợp khác: lập danh sách, xin ý kiến Ban Tổ chức Thành Đoàn có hướng giải quyết cụ thể.